Dalam praktik bisnis perhotelan, mengetahui langkah untuk meminimalisir double booking di hotel cukup penting dan krusial demi kelancaran reservasi dan kepuasan tamu.
Pasalnya, double booking berisiko merugikan tamu yang sudah memesan kamar sekaligus menurunkan kredibilitas dan profesionalitas hotel sebagai penyedia akomodasi.
Oleh karena itu, dalam artikel kali ini kami akan membahas tentang langkah efektif untuk meminimalisir double booking di hotel sebagai bentuk upaya preventif.
Apa Itu Double Booking?
Sebelum membahas upaya pencegahannya, penting untuk mengetahui apa itu double booking terlebih dahulu.
Doble booking adalah situasi di mana sebuah kamar dipesan oleh dua tamu dalam waktu yang sama secara bersamaan.
Biasanya, faktor-faktor tertentu bisa menjadi penyebabnya, seperti kesalahan sistem reservasi, minimnya komunikasi antar departemen, hingga kurangnya integrasi sistem.
Sayangnya, double booking bukan sekadar masalah sederhana karena bisa cukup berdampak pada bisnis perhotelan.
Mulai dari penurunan tingkat kepuasan tamu hingga risiko hotel kehilangan kepercayaan dari pelanggan yang akan mempengaruhi kedatangan kembali di masa mendatang.
Selain itu, kondisi double booking juga berpotensi mendatangkan kerugian finansial bagi hotel saat dituntung bertanggung jawab dengan memberikan kompensasi untuk pelanggan.
Meski begitu, double booking bukan situasi yang tidak bisa dicegah atau dihindari hingga hotel hanya perlu menerapkan cara preventif yang tepat demi kelancaran bisnis.
Langkah untuk Meminimalisir Double Booking di Hotel
Ada beberapa langkah efektif untuk meminimalisir double booking di hotel yang cukup mudah dijalankan, di antaranya sebagai berikut.
1. Penggunaan Property Management System
Langkah pertama untuk meminimalkan double booking hotel bisa dilakukan dengan menerapkan penggunaan Property Management System (PMS).
Sudah menjadi rahasia bisnis bidang hospitality jika aplikasi PMS banyak difungsikan untuk membantu efektivitas dan efisiensi operasional hotel.
Terutama pada sistem reservasi yang memungkinkan pengelolaan menyeluruh sejak input ketersediaan kamar, penerimaan booking, hingga inventarisasi.
Dengan adanya fitur-fitur pada sistem reservasi, hotel akan mendapat laporan inventori kamar akan semakin akurat dan terintegrasi dengan semua sistem serta saluran distribusi hotel.
Pada akhirnya, penggunaan PMS dengan fitur lengkap yang maksimal akan mampu membantu hotel terhindar dari masalah double booking.
2. Menggunakan Channel Manager
Selain memaksimalkan pemanfaatan aplikasi PMS, cara untuk menghindari double booking di hotel juga bisa dilakukan dengan menggunakan Channel Manager.
Aplikasi Channel Manager juga sudah terintegrasi otomatis dengan PMS hingga bisa membantu hotel mengatur pengelolaan penjualan kamar.
Terlebih jika booking engine hotel tidak hanya melalui satu saluran, pengaturan reservasi dengan Channel Managerakan semakin memudahkan pemesanan.
Salah satunya reservasi online via Online Travel Agent (OTA) yang kini semakin populer dan banyak hotel berbintang maupun non-bintang yang menjalin kerja sama.
Akses untuk mengelola semua platform OTA yang memiliki kesepakatan kerja sama memungkinkan hotel mengecek inventori kamar paling update yang tersedia untuk dijual.
Bentrok booking antar OTA atau bahkan OTA dengan walk-in guest juga bisa diminimalkan demi kepuasan tamu.
Sistem dalam Channel Manager juga menerapkan konsep otomatisasi dalam hal update informasi hingga risiko terjadinya double booking pun bisa dihindari.
3. Mengecek Email Reservasi Secara Berkala
Langkah berikutnya yang bisa dilakukan untuk meminimalkan double booking di hotel yaitu dengan melakukan pengecekan email reservasi secara berkala.
Hal ini penting mengingat risiko aplikasi mengalami perbaikan atau malah integrasi sistem sedang down bisa saja terjadi tanpa diduga.
Bahkan jika integrasi PMS dan Channel Manager sudah mumpuni dan semakin memudahkan operasional hotel, tidak ada salahnya untuk tetap mengecek email reservasi.
Terlebih jika hotel menjalin kerja sama dengan berbagai OTA, gangguan pada Channel Manager akan membuat reservasi via pihak ketiga tidak masuk ke sistem.
Selain mengecek email reservasi, hotel juga disarankan untuk meminta tim penyedia aplikasi melakukan sinkronisasi berkala antara Channel Manager dan OTA.
Itulah tadi pembahasan tentang langkah efektif untuk meminimalisir double booking di hotel sebagai bentuk upaya preventif yang sudah kami rangkum.
Dengan informasi di atas, kamu akan semakin paham apa saja langkah untuk meminimalisir double booking di hotel yang paling tepat untuk diterapkan.
Selain itu, pastikan untuk menggunakan aplikasi sistem manajemen hotel yang terbaik untuk mendukung kinerja operasional hotel yang efektif dan efisien.
